Kurumsal Kaynak
Planlama olarak da bilinen ERP (Enterprise Resource Planning) yazılımları
muhasebe, üretim, tedarik yönetimi, satış, pazarlama ve insan kaynakları gibi
departmanlardan aktarılan girdileri toplayan merkezi bir veri tabanından
yararlanarak iş yönetim süreçlerini otomatikleştiren ve iç kontroller sağlayan
bir yazılımdır. Çeşitli sorumluluklar taşıyan farklı departmanların
birleşiminden oluşan birçok işletmede çok sayıda paydaşı bir araya getiren işleri
tamamlamaya çalışmak ERP yazılımlarının yokluğunda oldukça risk taşıyabilir.
Sürecin yönetilmesi ve önemli kararlar alınması için gereken bilgiler birbirine
entegre olamadığında işletme içinde iş birliğini ve verimliliği engelleyen bir
etki yaratabilir.
ERP sistemleri,
yöneticiler ve çalışanlara departmanlar arası görünürlük kazandırarak bilgileri
merkezi bir veri tabanında derleyip bu sorunu çözmek üzere geliştirilmiştir. ERP
sistemleri uzun vadede analizler yapmak, raporlama çıktısı vermek ve süreç
iyileştirmek gibi artıları sayesinde maliyet tasarrufu yanında daha iyi
üretkenlik de sağlayabilir.
İşletmelerin
operasyonel süreçlerine sağladığı faydanın çapı göz önünde bulundurulduğunda
Kurumsal Kaynak Planlama yani ERP sisteminin şirkete ilk kez entegre etme
işlemi karmaşık bir süreç olabilir. İşletmelere uygulanması zaman ve dikkat
gerektirdiği gibi çalışanların ve işletme sahiplerinin sisteme uyum sağlaması,
onu nasıl etkili kullanacağını öğrenmesi de karmaşık sayılan bu sürece dahildir.
ERP yazılımları işletmelere entegre olduktan sonra kullanılan teknolojiyi
değiştirmekle kalmayıp aynı zamanda şirket kültürünü de önemli ölçüde etkiler.
Doğru ve ideal şekilde ERP yazılımını entegre etmek işletmelere tüm bilgilerin
senkronize olması ve iş operasyonlarının kolaylaşması gibi faydalar sağlar.
Şirket içi iletişimin ve iş birliğinin geliştirilebilir olması uzun vadede
operasyon gücünü artırır.
İyi uygulanmış
bir ERP sistemi maliyetleri düşürmesi açısından şirketler için büyük fırsattır.
Üretkenliği, verimliliği ve departmanlar arası iş birliğini geliştirmeye
yardımcı olabilir. Şirketlerin iç operasyonuna kattığı bu değer rekabet
aşamasında bir adım önde olma avantajı getirebilir.
ERP
yazılımlarının işletmeler tarafından kullanılmasının birçok nedeni var.
İzlenecek bazı temel adımlar ile kullanılan ERP yazılımının doğru ve
uygulanabilir olması sağlanabilir. Başarılı bir ERP sistemi için dikkat
edilmesi gereken önemli adımlar bulunuyor.
1. Amaç ve
hedefler belirlenmeli. ERP sisteminin, şirketlerin amaçları ve
hedefleri doğrultusunda verimli olabilmesi için önce işletmelerin amaç ve
hedeflerinin belirlenmesi gerekiyor. İşletmelerin, ekiplerin, bireylerin veya
bir projenin performansını ölçmeye yarayan Anahtar Performans Göstergeleri başarı
ölçme özelliği yanı sıra belirlenmiş alanlarda nasıl performans gösterildiği ve
nasıl bir büyüme yakalandığıyla ilgili kapsamlı bir bakış açısı sağlar.
Hedefler belirlenirken kullanılacak bu geniş bakış açısı gelecek projeksiyonlar
hakkında fikir edinilmesini sağlar. Göstergelerle birlikte işletmeler değişime
daha kolay adapte edilebilirken ERP sistemlerinin uygulanma sürecini de
kolaylaştırır.
2. ERP
danışmanı belirlenmesi uygulama sürecini kolaylaştırır. Konuya hakim ve
yetenekli bir ERP danışmanı bulmak uygulama sürecinin sorunsuz ilerlemesine
katkı sağlar. Doğru uzmanlık ve deneyime sahip bir profesyonel, çalışanlara değişim
süreci boyunca rehberlik edecektir. İşletmenin üzerindeki etkiyi tam olarak
anlatmanın yanında çalışanların rolleri ve sorumluluklarını da açıklayıcı bir
şekilde aktarmaya yardımcı olur. Danışmanın belirlenmesi, iletişim ve yönetim
sürecini kolaylaştırırken ERP uygulaması için zaman harcanmadan diğer tüm
görevlere odaklanmak için de işletmeye avantaj sağlayacaktır.
3.
Uygun bir ERP yazılımının tercihi önemli adımdır. İhtiyaçlarınız
doğrultusunda bir ERP yazılımı belirlemek atacağınız belki de en önemli
adımdır. Her ERP çözümü her şirkete aynı faydayı sağlayamaz. Bir işletme için
mükemmel olan aynı ERP başka bir işletmenin özel ihtiyaçlarını
karşılayamayabilir. Her işletmeye uyan tek bir yazılım mantığı doğru bir mantık
olmayabilir. İşletme ihtiyaçlarının, içinde bulunulan sektörün yanı sıra
gelecek beklentilerinin de dahil olduğu dinamikler, işletmeyle ERP sisteminin
sorunsuz bir şekilde eşleşmesini gerektirir. Şirket içi uyumlanan bir ERP
sistemi mi yoksa bulut çözümü olan ERP sistemi mi işletmeye uyum sağlayacaktır
konusunda ERP danışmanları yardımcı olabilir.
4. Veri aktarımını
doğru gerçekleştirmek gerekir. Veri aktarımı, başarılı bir ERP
uygulaması için oldukça önemli bir adımdır. Veri akışının doğru bir şekilde
yapılması operasyonların etkili bir şekilde ilerlemesine olanak sağlarken
yanlış aktarımı düzeltmek ekstra zaman ve çaba gerektirir. Tüm verilerin yeni
ERP sistemine dönüştürülmeden temiz ve doğru olması için güncel olmayan her
şeyin filtrelenmesi gerekir. Filtrelenmiş ve temizlenmiş verilerin aktarımı
verimlilik ve veri bütünlüğü elde edilmesine olanak tanır.
5.
Sistemin yapılandırılması gerekir. İhtiyaçlar için doğru ERP yazılımı
bulunduktan ve doğru bir şekilde veri aktarımı gerçekleştirildikten sonra,
sistemi başlatmanın ve seçilen ERP çözümünün uygulanma sırası gelmiştir.
Altyapı kurulduktan sonra iş ihtiyaçlarının optimize edilmesi ve ERP sisteminin
yapılandırılması gerekir. Seçilen yazılıma ve tedarikçiye bağlı olarak sürecin
uzunluğu değişkenlik gösterir. Bazı ERP yazılımları daha sağlamken kurulumu daha
uzun sürebilir, bazı yazılımlar ise alındığı an uygulamaya hazır olabilir. İyi
bir tedarikçinin durum tespiti yapması ve gereksinimleri denetlemesi zaman
alabilir. Durum tespitine zaman ayırmayan tedarikçiler ise uygulama zamanı
geldiğinde geriye ihtiyaçları karşılamayan sorunlu bir sistem bırakabilir. Tüm
süreci tedarikçi ile yürütmek gelecekte karşılaşılabilecek sorunların önüne
geçecektir.
6.
Sistemin test edilmesi ve çalışanların eğitilmesi sorunsuz ERP deneyimi için
önemlidir. ERP sistemi yapılandırıldıktan sonra test aşaması her şeyin
çalışıyor olduğundan emin olmanın tek yoludur. Test, ERP uygulama sürecinin
önemli bir parçasıdır çünkü sistemin performansı hakkında net bir fikir sunar.
Uygun bir şekilde sistem ve kullanıcı testlerini gerçekleştirmeden canlı
kullanıma geçmek bazı hatalara neden olabilir. Öte yandan test aşaması
çalışanların eğitilmesi için kullanılabilir. Çalışanların ERP yazılım sürecinin
nasıl işlediğini bilmesi sistemin sorunsuz işlemesi için oldukça faydalı
olacaktır.
