Kurumsal Kaynak Planlama olarak da bilinen ERP (Enterprise Resource Planning) yazılımları muhasebe, üretim, tedarik yönetimi, satış, pazarlama ve insan kaynakları gibi departmanlardan aktarılan girdileri toplayan merkezi bir veri tabanından yararlanarak iş yönetim süreçlerini otomatikleştiren ve iç kontroller sağlayan bir yazılımdır. Çeşitli sorumluluklar taşıyan farklı departmanların birleşiminden oluşan birçok işletmede çok sayıda paydaşı bir araya getiren işleri tamamlamaya çalışmak ERP yazılımlarının yokluğunda oldukça risk taşıyabilir. Sürecin yönetilmesi ve önemli kararlar alınması için gereken bilgiler birbirine entegre olamadığında işletme içinde iş birliğini ve verimliliği engelleyen bir etki yaratabilir.
ERP sistemleri, yöneticiler ve çalışanlara departmanlar arası görünürlük kazandırarak bilgileri merkezi bir veri tabanında derleyip bu sorunu çözmek üzere geliştirilmiştir. ERP sistemleri uzun vadede analizler yapmak, raporlama çıktısı vermek ve süreç iyileştirmek gibi artıları sayesinde maliyet tasarrufu yanında daha iyi üretkenlik de sağlayabilir.
İşletmelerin operasyonel süreçlerine sağladığı faydanın çapı göz önünde bulundurulduğunda Kurumsal Kaynak Planlama yani ERP sisteminin şirkete ilk kez entegre etme işlemi karmaşık bir süreç olabilir. İşletmelere uygulanması zaman ve dikkat gerektirdiği gibi çalışanların ve işletme sahiplerinin sisteme uyum sağlaması, onu nasıl etkili kullanacağını öğrenmesi de karmaşık sayılan bu sürece dahildir. ERP yazılımları işletmelere entegre olduktan sonra kullanılan teknolojiyi değiştirmekle kalmayıp aynı zamanda şirket kültürünü de önemli ölçüde etkiler. Doğru ve ideal şekilde ERP yazılımını entegre etmek işletmelere tüm bilgilerin senkronize olması ve iş operasyonlarının kolaylaşması gibi faydalar sağlar. Şirket içi iletişimin ve iş birliğinin geliştirilebilir olması uzun vadede operasyon gücünü artırır.
İyi uygulanmış bir ERP sistemi maliyetleri düşürmesi açısından şirketler için büyük fırsattır. Üretkenliği, verimliliği ve departmanlar arası iş birliğini geliştirmeye yardımcı olabilir. Şirketlerin iç operasyonuna kattığı bu değer rekabet aşamasında bir adım önde olma avantajı getirebilir.
ERP yazılımlarının işletmeler tarafından kullanılmasının birçok nedeni var. İzlenecek bazı temel adımlar ile kullanılan ERP yazılımının doğru ve uygulanabilir olması sağlanabilir. Başarılı bir ERP sistemi için dikkat edilmesi gereken önemli adımlar bulunuyor.
1. Amaç ve hedefler belirlenmeli. ERP sisteminin, şirketlerin amaçları ve hedefleri doğrultusunda verimli olabilmesi için önce işletmelerin amaç ve hedeflerinin belirlenmesi gerekiyor. İşletmelerin, ekiplerin, bireylerin veya bir projenin performansını ölçmeye yarayan Anahtar Performans Göstergeleri başarı ölçme özelliği yanı sıra belirlenmiş alanlarda nasıl performans gösterildiği ve nasıl bir büyüme yakalandığıyla ilgili kapsamlı bir bakış açısı sağlar. Hedefler belirlenirken kullanılacak bu geniş bakış açısı gelecek projeksiyonlar hakkında fikir edinilmesini sağlar. Göstergelerle birlikte işletmeler değişime daha kolay adapte edilebilirken ERP sistemlerinin uygulanma sürecini de kolaylaştırır.
2. ERP danışmanı belirlenmesi uygulama sürecini kolaylaştırır. Konuya hakim ve yetenekli bir ERP danışmanı bulmak uygulama sürecinin sorunsuz ilerlemesine katkı sağlar. Doğru uzmanlık ve deneyime sahip bir profesyonel, çalışanlara değişim süreci boyunca rehberlik edecektir. İşletmenin üzerindeki etkiyi tam olarak anlatmanın yanında çalışanların rolleri ve sorumluluklarını da açıklayıcı bir şekilde aktarmaya yardımcı olur. Danışmanın belirlenmesi, iletişim ve yönetim sürecini kolaylaştırırken ERP uygulaması için zaman harcanmadan diğer tüm görevlere odaklanmak için de işletmeye avantaj sağlayacaktır.
3. Uygun bir ERP yazılımının tercihi önemli adımdır. İhtiyaçlarınız doğrultusunda bir ERP yazılımı belirlemek atacağınız belki de en önemli adımdır. Her ERP çözümü her şirkete aynı faydayı sağlayamaz. Bir işletme için mükemmel olan aynı ERP başka bir işletmenin özel ihtiyaçlarını karşılayamayabilir. Her işletmeye uyan tek bir yazılım mantığı doğru bir mantık olmayabilir. İşletme ihtiyaçlarının, içinde bulunulan sektörün yanı sıra gelecek beklentilerinin de dahil olduğu dinamikler, işletmeyle ERP sisteminin sorunsuz bir şekilde eşleşmesini gerektirir. Şirket içi uyumlanan bir ERP sistemi mi yoksa bulut çözümü olan ERP sistemi mi işletmeye uyum sağlayacaktır konusunda ERP danışmanları yardımcı olabilir.
4. Veri aktarımını doğru gerçekleştirmek gerekir. Veri aktarımı, başarılı bir ERP uygulaması için oldukça önemli bir adımdır. Veri akışının doğru bir şekilde yapılması operasyonların etkili bir şekilde ilerlemesine olanak sağlarken yanlış aktarımı düzeltmek ekstra zaman ve çaba gerektirir. Tüm verilerin yeni ERP sistemine dönüştürülmeden temiz ve doğru olması için güncel olmayan her şeyin filtrelenmesi gerekir. Filtrelenmiş ve temizlenmiş verilerin aktarımı verimlilik ve veri bütünlüğü elde edilmesine olanak tanır.
5. Sistemin yapılandırılması gerekir. İhtiyaçlar için doğru ERP yazılımı bulunduktan ve doğru bir şekilde veri aktarımı gerçekleştirildikten sonra, sistemi başlatmanın ve seçilen ERP çözümünün uygulanma sırası gelmiştir. Altyapı kurulduktan sonra iş ihtiyaçlarının optimize edilmesi ve ERP sisteminin yapılandırılması gerekir. Seçilen yazılıma ve tedarikçiye bağlı olarak sürecin uzunluğu değişkenlik gösterir. Bazı ERP yazılımları daha sağlamken kurulumu daha uzun sürebilir, bazı yazılımlar ise alındığı an uygulamaya hazır olabilir. İyi bir tedarikçinin durum tespiti yapması ve gereksinimleri denetlemesi zaman alabilir. Durum tespitine zaman ayırmayan tedarikçiler ise uygulama zamanı geldiğinde geriye ihtiyaçları karşılamayan sorunlu bir sistem bırakabilir. Tüm süreci tedarikçi ile yürütmek gelecekte karşılaşılabilecek sorunların önüne geçecektir.
6. Sistemin test edilmesi ve çalışanların eğitilmesi sorunsuz ERP deneyimi için önemlidir. ERP sistemi yapılandırıldıktan sonra test aşaması her şeyin çalışıyor olduğundan emin olmanın tek yoludur. Test, ERP uygulama sürecinin önemli bir parçasıdır çünkü sistemin performansı hakkında net bir fikir sunar. Uygun bir şekilde sistem ve kullanıcı testlerini gerçekleştirmeden canlı kullanıma geçmek bazı hatalara neden olabilir. Öte yandan test aşaması çalışanların eğitilmesi için kullanılabilir. Çalışanların ERP yazılım sürecinin nasıl işlediğini bilmesi sistemin sorunsuz işlemesi için oldukça faydalı olacaktır.
