Planlanma, bir iş yönetim sürecinin en önemli unsurlarından biri
olarak olası aksaklıkları minimize etmeye yardımcı olur. Planlama süreçlerinde
teknolojinin faydalarından yararlanmak isteyen işletme sayısının her geçen gün arttığı
görülüyor. Operasyon ölçeğinden bağımsız olarak işletme ve sektörlerin birçoğu
dijital çözümlere yöneliyor. Planlanan iş yönetimini de kapsayan Kurumsal
Kaynak Planlama olarak bilinen ERP’ler (Enterprice Resource Planning) tüm
fiziksel ve finansal kaynakların, insan kaynaklarının yanı sıra müşteri ve
tedarikçilerin de kapsamlı bir şekilde yönetilebildiği bir sistem olarak
şirketler tarafından aranan dijital çözümlerden biridir. Örneğin; üretimin
gerçekleştiği fabrika, dağıtımın gerçekleştiği depo ve satışın gerçekleştiği
mağaza arasındaki mesafe, şirketlere planlama ve takip ihtiyacını doğuruyor.
Stokların yeterli olup olmaması, hammadde ihtiyacı, ürünlerin durumu, kar ve
zarar takibi, depo ve mağazalardaki ihtiyaç durumunu ölçmek için artık eski
yöntemlerden biri olarak görülen raporlama yeterli olmayabiliyor. Özellikle büyük
ölçekli işletmelerin ERP yazılımı kullanması artık bir tercih değil ihtiyaç
olarak görülüyor.
Enterprice Resource Planning (ERP) Nedir?
Kurumsal Kaynak Planlama (Enterprice Resource Planning) anlamına gelen
ERP, şirketlerin neredeyse tüm operasyonlarını yürüten bir yazılımdır. Yönetim
sürecini ölçülebilir, kontrol edilebilir, planlanabilir olarak düzenleyen ERP
sistemi, malzeme yönetimi olan Malzeme Yönetim Sistemi olan MRP’den (Material
Requirements Planning) gelişmiş bir sistemdir. Üretim planlaması, uygun
envanter kontrolü yapılması ihtiyacı Malzeme Yönetim Sistemi’ni oluşturmuştur.
İlk geliştirilen sisteme daha fazla üretim süreci eklenmesi yeni bir sistem
gerektirmiştir. MRP sisteminde bulunan malzeme ihtiyaçlarının yönetimi ile üretim
yönetiminin birleşmesi mantığıyla oluşan ERP sistemi, kaynakların yönetim
süreci olarak işletmelere etkili yönetim imkanı sunar. Üretim aşamasının karmaşık
olması planlama ihtiyacını doğururken finansal kaynakların takibi ve üretimde
aksaklık yaşanmaması için ERP sistemleri geliştirilmiştir. Operasyonel sürecin
karmaşık olduğu ve hata yapma payının az olduğu bütün sektörler ERP
çözümlerinden faydalanabilir.
ERP Nasıl
Çalışır?
Bütün olarak yönetilmesi gereken sistemi modüllere bölerek çalışan ERP
yazılımlar, şirketlerin ihtiyaçlarına göre gün geçtikçe çoğalıyor. Hizmet
alanına ve sektöre göre çeşitlenen ve kişiselleştirilen ERP yazılımları en
temel noktada kaynak yönetimini kolaylaştırır. Geliştirildiği ilk zamanlarda
özellikle üretim faaliyeti yürüten fabrikalar tarafından tercih edilen ERP
yazılımları daha sonra hizmet sektörünün de dikkatini çekti. Son zamanlarda ise
ERP yazılımları, özel sektörden kamuya ve sivil toplum kuruluşlarından faaliyet
alanı değişkenlik gösteren birçok firmaya kadar ilgi gören sistemlerden birini
oluşturuyor. Özellikle departman sayısı çok olan ve operasyon sürecini
kolaylaştıran firmalar tarafından tercih edilen ERP yazılımları, stok takibi,
üretim, insan kaynakları yönetimi, tedarik zinciri yönetimi, müşteri ilişkileri
yönetimi gibi birimlerin takibini kolaylaştırıyor. Faaliyet alanına göre farklı
çözümler talep eden firmalar, yazılımları kendi yönetim süreçlerine göre özelleştirmeyi
tercih edebiliyor. İşletmeler ERP çözümleri sayesinde bünyelerinde bulunan tüm
birimler için tek bir ERP altyapısını kullanabiliyor. ERP yazılım çözümleri
yerine her departman için farklı bir yazılım kullanılması IT desteği süreci de
göz önünde bulundurulduğunda oldukça maliyetli olabiliyor. Her departman için
farklı programların kullanılması, aynı zamanda işletme içinde yürütülen işlerin
birbiriyle entegrasyonunu sağlayamayacağından güncel veri eksikliğinde yönetimi
sekteye uğratan bir tercih olabilir.
ERP Yazılımları Uzun Koşuda Rekabet Avantajı Sağlar
Yönetimsel katkısını verileri departmanlar arası güncel bir akışta
tutarak yapan ERP yazılım sistemleri, şirket içi iletişim eksikliğinden
kaynaklanabilecek gecikmeleri azaltarak verimliliği artırır. Çok fazla veriye
kolay erişim sağlaması ve raporlama özelliği yeni strateji geliştirmeye olanak
sağlar. Mevcut ihtiyaçların şirket koşullarıyla karşılaştırılarak kademeli
olarak büyüme ve küçülme imkanı sunarken kaynak planlamasına katkıda
bulunabilir. Müşteri ilişkileri geçmişine tek bir yerden ulaşmak doğru
toplanmış veriler ile zamanında karşılanacak taleplerin de takibini
kolaylaştırır. ERP yazılım çözümlerinin sağladığı bütün bu faydalar uzun vadede
işletmeye ihtiyaç duyduğu iyi performansı sağlayan bir mekanizma olarak rekabet
avantajını sağlar.
İyi Bir ERP Yazılımına Nasıl Ulaşılır?
İhtiyaçlarınızı karşılayabilen ve sorunsuz çalışan bir ERP yazılımını
işletmenize entegre edebilmeniz için takip edebileceğiniz adımlar ve destek
alabileceğiniz mekanizmalar var. Şirket ihtiyaçlarının belirlenip şirket
ölçeğine göre ERP çözümünü seçmek oldukça önemlidir. Size ERP yazılımı tedariği
sağlayan firmanın konu hakkındaki deneyimini göz önünde bulundurmalısınız.
Gelecekte ihtiyaç duyabileceğiniz modülleri düşünerek sistem tercih etmeniz ve
tedarikçinin bunları karşılayabilecek olması ilerideki işi yükünüzü
hafifletebilir. ERP bir paket olarak satın alınmaması açısından oldukça
avantajlıdır. Sadece ihtiyacınız olan modülleri satın alabilirsiniz. Mevcut
sistemlerle entegre olamayan bir ERP sistemi bütüncül operasyon yönetimini
gerçekleştiremeyerek varoluş amacına aykırı olabilir. Son olarak bütçenize ve
kaynaklarınıza uygun olan bir ERP çözümü seçimi yapmanız ilerleyen zamanlarda
yazılımı kullanmaya devam edebilmeniz için ihtiyacınız olabilecek bakım ve
destek gibi maliyetlerin karşılanabilir olması açısından oldukça önemlidir. Öte
yandan destek alabileceğiniz danışmanlar iyi bir ERP yazılımına ulaşmanızı
sağlar. Operasyon alanı geniş bir çözüm üreten ERP yazılımlarının ilk etapta kurulumlarını
kolaylaştırmak için ERP danışmanları devreye girer. İşletmeye en uygun
yazılımın bulunması ve yönetime entegre edilmesi tek başına yeterli
olmayabilir. Şirketlerin tüm birimlerini koordine etmekten sorumlu ERP
danışmanları en uygun ERP yazılımını seçerek zaman kazandırma, pazara ilişkin
rehberlik etme ve tavsiyelerde bulunmanın yanı sıra müşterilerin ürettiği
fikirleri geliştirerek ERP sistemine entegre eder. Danışmanlar destek verdiği
işletmelerde bulunan personellere kullanıcı eğitimi vererek sürecin daha iyi
anlaşılmasına yardımcı olur.
