Planlanma, bir iş yönetim sürecinin en önemli unsurlarından biri olarak olası aksaklıkları minimize etmeye yardımcı olur. Planlama süreçlerinde teknolojinin faydalarından yararlanmak isteyen işletme sayısının her geçen gün arttığı görülüyor. Operasyon ölçeğinden bağımsız olarak işletme ve sektörlerin birçoğu dijital çözümlere yöneliyor. Planlanan iş yönetimini de kapsayan Kurumsal Kaynak Planlama olarak bilinen ERP’ler (Enterprice Resource Planning) tüm fiziksel ve finansal kaynakların, insan kaynaklarının yanı sıra müşteri ve tedarikçilerin de kapsamlı bir şekilde yönetilebildiği bir sistem olarak şirketler tarafından aranan dijital çözümlerden biridir. Örneğin; üretimin gerçekleştiği fabrika, dağıtımın gerçekleştiği depo ve satışın gerçekleştiği mağaza arasındaki mesafe, şirketlere planlama ve takip ihtiyacını doğuruyor. Stokların yeterli olup olmaması, hammadde ihtiyacı, ürünlerin durumu, kar ve zarar takibi, depo ve mağazalardaki ihtiyaç durumunu ölçmek için artık eski yöntemlerden biri olarak görülen raporlama yeterli olmayabiliyor. Özellikle büyük ölçekli işletmelerin ERP yazılımı kullanması artık bir tercih değil ihtiyaç olarak görülüyor.
Enterprice Resource Planning (ERP) Nedir?
Kurumsal Kaynak Planlama (Enterprice Resource Planning) anlamına gelen ERP, şirketlerin neredeyse tüm operasyonlarını yürüten bir yazılımdır. Yönetim sürecini ölçülebilir, kontrol edilebilir, planlanabilir olarak düzenleyen ERP sistemi, malzeme yönetimi olan Malzeme Yönetim Sistemi olan MRP’den (Material Requirements Planning) gelişmiş bir sistemdir. Üretim planlaması, uygun envanter kontrolü yapılması ihtiyacı Malzeme Yönetim Sistemi’ni oluşturmuştur. İlk geliştirilen sisteme daha fazla üretim süreci eklenmesi yeni bir sistem gerektirmiştir. MRP sisteminde bulunan malzeme ihtiyaçlarının yönetimi ile üretim yönetiminin birleşmesi mantığıyla oluşan ERP sistemi, kaynakların yönetim süreci olarak işletmelere etkili yönetim imkanı sunar. Üretim aşamasının karmaşık olması planlama ihtiyacını doğururken finansal kaynakların takibi ve üretimde aksaklık yaşanmaması için ERP sistemleri geliştirilmiştir. Operasyonel sürecin karmaşık olduğu ve hata yapma payının az olduğu bütün sektörler ERP çözümlerinden faydalanabilir.
ERP Nasıl Çalışır?
Bütün olarak yönetilmesi gereken sistemi modüllere bölerek çalışan ERP yazılımlar, şirketlerin ihtiyaçlarına göre gün geçtikçe çoğalıyor. Hizmet alanına ve sektöre göre çeşitlenen ve kişiselleştirilen ERP yazılımları en temel noktada kaynak yönetimini kolaylaştırır. Geliştirildiği ilk zamanlarda özellikle üretim faaliyeti yürüten fabrikalar tarafından tercih edilen ERP yazılımları daha sonra hizmet sektörünün de dikkatini çekti. Son zamanlarda ise ERP yazılımları, özel sektörden kamuya ve sivil toplum kuruluşlarından faaliyet alanı değişkenlik gösteren birçok firmaya kadar ilgi gören sistemlerden birini oluşturuyor. Özellikle departman sayısı çok olan ve operasyon sürecini kolaylaştıran firmalar tarafından tercih edilen ERP yazılımları, stok takibi, üretim, insan kaynakları yönetimi, tedarik zinciri yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi gibi birimlerin takibini kolaylaştırıyor. Faaliyet alanına göre farklı çözümler talep eden firmalar, yazılımları kendi yönetim süreçlerine göre özelleştirmeyi tercih edebiliyor. İşletmeler ERP çözümleri sayesinde bünyelerinde bulunan tüm birimler için tek bir ERP altyapısını kullanabiliyor. ERP yazılım çözümleri yerine her departman için farklı bir yazılım kullanılması IT desteği süreci de göz önünde bulundurulduğunda oldukça maliyetli olabiliyor. Her departman için farklı programların kullanılması, aynı zamanda işletme içinde yürütülen işlerin birbiriyle entegrasyonunu sağlayamayacağından güncel veri eksikliğinde yönetimi sekteye uğratan bir tercih olabilir.
ERP Yazılımları Uzun Koşuda Rekabet Avantajı Sağlar
Yönetimsel katkısını verileri departmanlar arası güncel bir akışta tutarak yapan ERP yazılım sistemleri, şirket içi iletişim eksikliğinden kaynaklanabilecek gecikmeleri azaltarak verimliliği artırır. Çok fazla veriye kolay erişim sağlaması ve raporlama özelliği yeni strateji geliştirmeye olanak sağlar. Mevcut ihtiyaçların şirket koşullarıyla karşılaştırılarak kademeli olarak büyüme ve küçülme imkanı sunarken kaynak planlamasına katkıda bulunabilir. Müşteri ilişkileri geçmişine tek bir yerden ulaşmak doğru toplanmış veriler ile zamanında karşılanacak taleplerin de takibini kolaylaştırır. ERP yazılım çözümlerinin sağladığı bütün bu faydalar uzun vadede işletmeye ihtiyaç duyduğu iyi performansı sağlayan bir mekanizma olarak rekabet avantajını sağlar.
İyi Bir ERP Yazılımına Nasıl Ulaşılır?
İhtiyaçlarınızı karşılayabilen ve sorunsuz çalışan bir ERP yazılımını işletmenize entegre edebilmeniz için takip edebileceğiniz adımlar ve destek alabileceğiniz mekanizmalar var. Şirket ihtiyaçlarının belirlenip şirket ölçeğine göre ERP çözümünü seçmek oldukça önemlidir. Size ERP yazılımı tedariği sağlayan firmanın konu hakkındaki deneyimini göz önünde bulundurmalısınız. Gelecekte ihtiyaç duyabileceğiniz modülleri düşünerek sistem tercih etmeniz ve tedarikçinin bunları karşılayabilecek olması ilerideki işi yükünüzü hafifletebilir. ERP bir paket olarak satın alınmaması açısından oldukça avantajlıdır. Sadece ihtiyacınız olan modülleri satın alabilirsiniz. Mevcut sistemlerle entegre olamayan bir ERP sistemi bütüncül operasyon yönetimini gerçekleştiremeyerek varoluş amacına aykırı olabilir. Son olarak bütçenize ve kaynaklarınıza uygun olan bir ERP çözümü seçimi yapmanız ilerleyen zamanlarda yazılımı kullanmaya devam edebilmeniz için ihtiyacınız olabilecek bakım ve destek gibi maliyetlerin karşılanabilir olması açısından oldukça önemlidir. Öte yandan destek alabileceğiniz danışmanlar iyi bir ERP yazılımına ulaşmanızı sağlar. Operasyon alanı geniş bir çözüm üreten ERP yazılımlarının ilk etapta kurulumlarını kolaylaştırmak için ERP danışmanları devreye girer. İşletmeye en uygun yazılımın bulunması ve yönetime entegre edilmesi tek başına yeterli olmayabilir. Şirketlerin tüm birimlerini koordine etmekten sorumlu ERP danışmanları en uygun ERP yazılımını seçerek zaman kazandırma, pazara ilişkin rehberlik etme ve tavsiyelerde bulunmanın yanı sıra müşterilerin ürettiği fikirleri geliştirerek ERP sistemine entegre eder. Danışmanlar destek verdiği işletmelerde bulunan personellere kullanıcı eğitimi vererek sürecin daha iyi anlaşılmasına yardımcı olur.
